Asesoramiento y formación para eventos de éxito
Asesoramiento INICIAL para Venues y restaurantes en el departamento de Eventos: (estrategia de marketing)
Captar eventos privados y corporativos puede ser una excelente estrategia para incrementar los ingresos y la visibilidad de un restaurante, masía o venue. Te ayudo a conocer a que ofrecer y cómo para ampliar con otra linea de negocio tus beneficios.
Lo más difícil siempre es empezar, y crear toda la estrategia de una forma detallada y especializada en este sector. Para ello, es importante disponer de personas con experiencia y posicionadas en ello, como mínimo en este primer «arranque».
Montse Borras te ofrece un asesoramiento personalizado donde se ven todos estos puntos:
1. Análisis de Mercado y Competencia
– Investigación de Mercado: Investigar la demanda local para eventos privados y corporativos. Identificar tendencias y tipos de eventos.
– Análisis de Competencia:Evaluar qué están haciendo otros restaurantes exitosos en la captación de eventos. Identificar sus fortalezas y debilidades.
2. Definición de la Propuesta de Valor
– Oferta de Servicios:Definir claramente los tipos de eventos que el restaurante puede albergar (bodas, cumpleaños, reuniones corporativas, conferencias, etc.).
– Diferenciación: Destacar lo que hace único al restaurante (ubicación, gastronomía, decoración, servicio al cliente, etc.).
– Establecer una estrategia donde la realización de eventos no sea perjudicial para el cliente habitual del restaurante y donde se llenen los días y horarios que estén menos concurridos.
3. Preparación del Restaurante
– Espacios y Capacidades: Asegurarse de que el restaurante tenga espacios adecuados y flexibles para diferentes tipos y tamaños de eventos.
– Equipo y Personal: Capacitar al personal en la organización y gestión de eventos. Contratar personal adicional si es necesario.
– Equipamiento: Adquirir el equipo necesario (audio, iluminación, mobiliario específico) para eventos.
4. Estrategia de Marketing y Promoción
– Material Promocional: Crear folletos, catálogos y un apartado en la web del restaurante dedicados a eventos.
– Redes Sociales y Publicidad Digital: Utilizar plataformas como Instagram, Facebook y LinkedIn para promocionar los servicios de eventos. Publicar fotos y testimonios de eventos anteriores.
– SEO y SEM: Optimizar la web del restaurante para búsquedas relacionadas con eventos. Utilizar anuncios pagados para captar la atención de empresas y particulares.
5. Networking y Colaboraciones
– Colaboraciones Locales: Establecer relaciones con hoteles, empresas de catering, organizadores de eventos y otros proveedores.
– Participación en Ferias y Exposiciones: Asistir a eventos y ferias de la industria de la restauración y eventos para promocionar el restaurante.
6. Propuestas y Paquetes de Eventos
– Paquetes Personalizados: Ofrecer paquetes que incluyan varios servicios (catering, decoración, entretenimiento) y adaptarlos a las necesidades del cliente.
– Ofertas Especiales: Crear ofertas y descuentos para reservas anticipadas o para clientes frecuentes.
7. Servicio al Cliente y Atención Personalizada
– Consultoria Inicial: Ofrecer una reunión inicial gratuita para entender las necesidades del cliente y presentar propuestas personalizadas.
– Seguimiento Continuo: Mantener una comunicación constante con el cliente durante todo el proceso de planificación y ejecución del evento.
– Feedback Post-Evento: Recoger opiniones y sugerencias de los clientes después del evento para mejorar continuamente.
8. Testimonios y Casos de Éxito
– Recopilación de Testimonios: Solicitar a los clientes que dejen reseñas y testimonios sobre su experiencia.
– Documentación de Eventos: Fotografiar y grabar videos de los eventos (con permiso de los clientes) para utilizarlos como material promocional.
9. Gestión de Reservas y Logística
– Sistema de Reservas Eficiente: Implementar un sistema de reservas práctico para todo el equipo, donde los eventos convivan con las reservas de clientes individuales (adaptándose a los sistemas del mismo restaurante).
– Coordinación Logística: Asegurar una logística eficiente para el montaje y desmontaje de eventos, así como la coordinación con proveedores externos.
10. Medición y Ajuste
– KPIs y Métricas: Establecer indicadores clave de rendimiento (número de eventos captados, satisfacción del cliente, ingresos generados) para medir el éxito.
– **Revisión y Mejora:** Analizar los resultados periódicamente y ajustar las estrategias según sea necesario para mejorar la captación de eventos.
11. Cumplimiento de Normativas y Permisos
– Asesoramiento sobre las normativas locales relacionadas con eventos.
Asesoramiento COMERCIAL para Venues y restaurantes. (estrategia comercial)
1. Selección y Coordinación de Proveedores:
– Búsqueda y selección de proveedores (floristas, músicos, fotógrafos, etc.).
– Negociación de contratos y acuerdos con proveedores.
– Supervisión de la calidad y puntualidad de los servicios contratados.
2. Gestión de Presupuestos:
– Elaboración y seguimiento de presupuestos detallados. – Control de costos y optimización de recursos.
– Presentación de informes financieros post-evento.
3. Creación de Menús Especiales:
– Diseño de menús personalizados para el evento.
– Coordinación con el chef y el equipo de cocina.
– Pruebas de menú y ajustes según las preferencias del cliente.
4. Logística y Coordinación el Día del Evento:
– Supervisión del montaje y desmontaje del evento.
– Coordinación del personal y asignación de tareas.
– Gestión de imprevistos y resolución de problemas en tiempo real.
5. Experiencia del Cliente:
– Atención personalizada a los clientes durante todo el proceso. – Recepción y atención de invitados el día del evento.
– Recopilación de feedback post-evento para futuras mejoras.
6. Asesoramiento en Decoración y Tematización:
– Diseño de la decoración y ambientación del espacio.
– Selección de colores, estilos y elementos decorativos.
– Coordinación de la instalación y disposición de la decoración.
7. Cumplimiento de Normativas y Permisos:
– Asesoramiento sobre las normativas locales relacionadas con eventos.
– Gestión de permisos y licencias necesarias.
– Aseguramiento del cumplimiento de todas las regulaciones de seguridad y salud.
Asesoramiento COMERCIAL para Venues y restaurantes. (estrategia comercial)
1. Capacitación del Equipo de Ventas
Selección de personal de ventas: Seleccionar a personal en el equipo de ventas para el sector de eventos.
Conocimiento del Producto: Asegurar que el equipo de ventas conozca a fondo todos los servicios y paquetes disponibles, así como los detalles del espacio y capacidades del restaurante.
2. Proceso de Ventas Eficiente
Sistema: Implementar un sistema de gestión de relaciones con clientes para seguir y gestionar las oportunidades de ventas de manera efectiva.
Guión de Ventas: Desarrollar un script de ventas que guíe al equipo en sus interacciones con prospecto, asegurando que se cubran todos los puntos clave.
Seguimiento Proactivo: Realizar seguimientos regulares con los prospecto a través de llamadas, correos electrónicos y reuniones.
3. Presentación de Propuestas
Propuestas Personalizadas: Preparar propuestas detalladas y personalizadas para cada cliente, destacando cómo el restaurante puede satisfacer sus necesidades específicas. Demostraciones y Visitas Guiadas: Ofrecer visitas guiadas del restaurante y demostraciones de los servicios para que los clientes potenciales puedan visualizar su evento.
4. Cierre de Ventas
Técnicas de Cierre: Capacitar al equipo en diversas técnicas de cierre de ventas, como la urgencia, la escasez y la oferta de valor agregado.
Negociación de Contratos: Ser flexible y estar dispuesto a negociar términos para llegar a un acuerdo que beneficie tanto al cliente como al restaurante.
5. Postventa y Fidelización
Encuestas de Satisfacción: Realizar encuestas de satisfacción después del evento para recoger feedback y mejorar los servicios.
Programas de Fidelización: Crear programas de fidelización para clientes que reserven eventos recurrentes, ofreciendo descuentos y beneficios exclusivos.
Seguimiento Post-Evento: Mantener contacto con los clientes después del evento para fomentar relaciones a largo plazo y generar nuevas oportunidades de negocio.
6. Innovación y Mejora Continua
Investigación de Tendencias: Mantenerse al tanto de las últimas tendencias en la industria de eventos para innovar y ofrecer servicios actualizados.
Feedback del Equipo de Ventas: Recoger feedback regularmente del equipo de ventas para identificar desafíos y oportunidades de mejora en el proceso de ventas.
Con un equipo formado y motivado, el departamento de eventos de un restaurante puede aumentar significativamente sus ventas y consolidarse como un destino preferido para la celebración de eventos privados y corporativos.